JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.

Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :

1.        Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

a.       Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat

b.      pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

c.       Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

d.      Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

e.       Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2.        Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a.       Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b.      Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c.       Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d.      Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

                                

3.        Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a.       Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b.      Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c.       Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d.      Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e.       Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4.        Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a.       Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1)      Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2)      Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

3)      Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b.      Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5.        Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a.       Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b.      Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

c.       Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6.        Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

a.       Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b.      Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c.       Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

7.        Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah

a.       Dokumen Pemerintah

Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan pemerintah.

Contoh:

1.      Undang-undang pemerintah

2.      Peraturan Pemerintah

3.      Keputusan Presidan

4.        Keputusan Mentri

5.      Peraturan Daerah

6.      Perjanjian kerja sama antar negara

7.      Dokumen Sejarahadalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8.        Ditinjau dari segi fungsinya

Dari segi fungsinya, dokumen terdiri atas dua macam, yaitu sebagai berikut.

1.      Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunaakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.

2.       Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses pentelenggaraan pekerjaan kantor.

3.      Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.

4.       Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunaakan.

5.      Dokumen statis adalah dokumen yang tidak seecara langsung diggunakan dalam pekerjaan kantor.

9.        Jenis-jenis dokumen lainnya

Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.

1. Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur
2. Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya
3. Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.
4.  Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.
5. Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

1. Sertifikat
2. Piagam
3. Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
4. Selebaran / Brosur
5. Blanko / Formulir
6. Kliping
7. Situs – situs internet